OKR'ye “Önemli Olanı Ölç” Kitabı Temelinden Bir Bakış

John Doerr, “Önemli Olanı Ölç” adlı kitabında OKR’nin nasıl Google’ın 10 katı büyümesine birden çok kez katkıda bulunduğunu örneklerle ve metotlarla açıkça ortaya koymakta. OKR (Objectives and Key Results, yani Hedefler ve Anahtar Sonuçlar), bir performans yönetim sisteminin çok ötesinde, bir organizasyonun stratejik amaçlarına koşut olarak ileriye sıçramasına, verimli iş sonuçları elde etmesine destek olan bir süreç. OKR’ler bir organizasyonun görünebilir olmasına, şirket değerinde diğer organizasyonların iştahını kabartan ölçüde yüksek ve somut artışlara, organizasyonun, yeri geldiğinde yön değişimini de mümkün kılan esnek ve sağlam bir omurgaya sahip olmasına olanak sağlamakta. Kitap, Hedefler ve Anahtar/Kilit Sonuçlar (OKR'ler) kullanılarak Intel, Google ve Coursera gibi şirketlerde onlarca yıldır mükemmel sonuçlara ulaştıran hedefleri belirlemek ve ölçmek için kapsamlı bir şekilde yararlanılan yöntemi ayrıntılı örneklerle açıklıyor. İşbirlikçi olarak tanımlanmış şeffaf hedefleri ve başarının nasıl ölçüleceğine dair net göstergelere dayanan tanımlama ve basamaklandırma süreçlerini ortaya koyuyor. Bu da, bağlılığı ve uyumu yönlendirmek için organizasyonun her katmanında yinelenen bir süreç haline getirilebiliyor. Yani özünde şirketin ana stratejisiyle hizalanan ve A’dan Z’ye, uçtan uça uygulanan bir yapı oluşturuluyor. Peki ama nasıl? Dediğinizi duyar gibiyiz. Özetle OKR’lerin 5 süpergücü ile bu mümkün; F.A.C.T.S. yani Focus-Alignment-Commitment-Tracking-Stretching(Odaklanma-Hizalanma-Taahhüt-İzleme-Esneme) 1. Önceliklere Odaklanın ve Taahhütte Bulunun. OKR'ler, organizasyonların en önemli işlere odaklanmasına ve neyin önemli olmadığı konusunda eşit derecede net olmasına olanak tanıyan hassas bir terazi gibidir ve yararlanılabilecek en güçlü iletişim aracıdır. Burada organizasyonların kendisine şu soruları sormakla başlaması önemlidir: ● Ulaşmak istediğim en önemli hedefim ne? Bu neden önemli? Gerçekleştiğini nasıl anlarım/nelerle ölçerim? ● Şu an “ana müşteriler” dediklerim kimdir? Önümüzdeki dönemde ana müşterilerimiz kim/kimler olmalıdır? Profil olarak tanımlarsak nasıl bir profil çıkar? ● Müşterilerimizin taleplerini, ulaşmak istediğimiz stratejik amaçlar ile ne kadar iyi karşılarız? ● Pazarın sunduğu en heyecan verici fırsatlara ne kadar iyi yanıt veriyoruz? Nerede, nasıl bulunur ve davranırsak daha iyisi mümkün olabilir? ● Rakiplerimize göre öne çıkan hizmetlerimiz neler, bu hizmetler müşterimize nasıl bir değer katıyor? 2. Takım Çalışması için Hizalanın ve Bağlanın. Açıkça paylaşılan OKR'ler, bireysel hedefleri şirketin oyun planına bağlar ve ekipler arasında işbirliği gerektiren bağımlılıkları belirler. Bu da şirket değerleri ile hizalanır ve takımı, hedefe giden yolda yolda tutar. Burada önemli olan soru şudur; yüksek potansiyele sahip çalışanlarımız arasında katılımının artırılmasında ne kadar iyiyiz? Neler yapabiliriz? Bizi neler ve hangi değerler bir arada tutar? 3. Sorumluluğu Takip Edin. OKR'ler verilerle yönlendirilir ve yargılamadan, hesap verebilirlik ruhuyla yapılan nesnel derecelendirmeye sahip periyodik kontrollerle canlandırılır. İletişimde kurum içi tüm paydaşları düşündüğümüzde (Hissedar, Çalışan, Yönetici) ne tür konulara dikkat edilmesi gerekiyor? Gelecekte en çok kar getiren alanlar/ürünler neler olmalıdır? Bugünden kim nasıl bir katılım/sorumluluk/eşgüdüm ile yol alırsa bu alanlar/ürünler ile fark yaratılır? 4. Gözden Geçirip, Gerekirse Esnetin veya Değiştirin. OKR'ler, sınırlarımızı test ederek ve bize başarısız olma özgürlüğü tanıyarak bizi mümkün olduğunu düşündüğümüzden daha fazlasını yapmaya motive eder. Bu aşamada sorulabilecek sorular; Kısa ve orta vadede öncelikli olarak hangi kilit atılımlar yapılıyor/yapılmalı? Ulaşmak istediğim stratejik amaçlara mevcut tedarikçilerle/çalışanlarla/sunduğum hizmetler varmak şu an nasıl mümkün olabilir? İyileştirme noktalarımız neler? Bırakacağım, yapmaya devam edeceğim ya da daha farklı yapacağım neler var? Yeni hizmetlerimizi mevcut hizmetlerle nasıl iç içe geçiriyor ve kâr marjlarımızı ne ölçüde iyileştiriyoruz? Ve tüm bunları takip ederken, ölçerken ve gerçekleştirirken açık diyalog, ileri bildirim, tanınma ve takdir de OKR'lerin yaşama geçirilmesinde en önemli performans yönetimi unsurları. Biri olmadan diğerinin havada kalma olasılığı oldukça yüksek. Açık Diyalog/Görülme: Yönetici ve çalışan arasında 'ben' dili ile kapsayıcı ve açık iletişim halinde olunmasıdır. İleri Bildirim: İlerlemeyi değerlendiren, gelecekteki performansı yönlendiren verilere, duruma, gözleme dayalı ilerideki potasiyeli ortaya çıkarmaya yönelik bildirimlerdir. Tanıma ve Takdir: Hak edene hak ettiği takdiri ve onuru teslim etmektir. Bu kimi zaman bir teşekkür, kimi zaman yaptığı işi en iyi performans örneği olarak sunmasını sağlamak, kimi zaman da çapraz mentörlük fırsatı yaratmaktır. Amaçların ilham verici, teşvik edici, net, ölçülebilir, zaman ayarlı (aylık, üç aylık vb.) ve kimi zaman zorlayıcı olması, yani konfor alanından çıkılarak öğrenim, gelişim fırsatı yaratması ile çalışanın şirket içerisindeki varoluşuyla, yaptığı işin anlamıyla örtüşmesi kilit sonuçları garanti eder. Çalışanın öncelikleri ve ardındaki “neden” ve “katkı” alanını bilmesini, odaklanmasını ve sonuca giden yolda yılmazlıkla ilerlemesini sağlar. Kilit sonuçlar ise kesinlikle ölçülebilir, çıtası yüksek rakamlar içermelidir. İşin her zamanki haliyle yapılmasının ötesinde olmalıdır. Burada mükemmel OKR’ler oluşturma peşinde değiliz. Her zaman gelişim ve büyümenin peşindeyiz. OKR’leri oluştururken görevler/işlevler arası çapraz koordinasyon sağlamak ve hedefler belirlemek, çok yönlü bir bakışa alan açmak, hem back-up yaratma hem de çapraz fonksiyonlar/ görevler arası yeni orjinal fikirler ortaya koymak adına oldukça verimli iş sonuçları sağlamaktadır. Bunun yanı sıra her zaman hatırlamak gerekir ki OKR’ler dinamik ve yaşayan organizmalar gibidir, sürekli hareket halinde ve 3 evreli bir yaşam döngüsüne sahiptir. 1. Oluşturma/Tasarım Aşaması: OKR’ler belirlenen süreçlerde sürekli güncellenmezse, zombi amaçlara dönüşür. Bu nedenle OKR’lerin oluşturulması ve güncel tutulması önemlidir. Takımın dahil olması, tasarlanan OKR’lere sahip çıkması ve adanması gerekir. 2. Ara Takip Aşaması: Özellikle haftalık takipler önerilmektedir. Bu süreç, kontrolü ve OKR’lerin gerçeklikle hizalanmış olma durumunu da ortaya koyar. OKR’ler yön değiştirebilen tren rayları gibi olmalıdır, istediğinizde yönünüzü kolaylıkla farklı bir yola geçişte kullanabilmelisiniz. Yıllardır kullanılan trafik ışığı tekniğini burada da uygulayabilirsiniz. Kırmızı: Durdurma. Eğer kilit sonuçlar amaca hizmet etmiyorsa ya da artık gerçerliliğini/uygulanabilirliğini kaybetmiş ise fark edildiği anda durulması ve tekrar gözden geçirilip, yenilenmesi gerektiğini anlarız. Burada önemli olan ilgili herkesin bu aşamadan haberdar olması ve bir sonraki OKR’yi belirlerken öncekinden öğrenileni hesaba katarak yenisini oluşturabilmesini sağlamaktır. Sarı: Bakış açısı değişimi. Yeni yaklaşıma geçme veya güncelleme evresi.. Yeşil: Başlama veya devam, lanse etme evresi. Toparlama ve Tekrar: Bu evrede 3 farklı toparlama vardır. Amacı puanlama, öz-değerlenme ve yansıtma. Puanlamada tarafsız verilere dayalı değerleme yapılır, genelde sistematik bir yaklaşım ile otomatik ilerlenir. Örneğin; %70-%100 arası ise Yeşil, %40-%60 arası ise Sarı, %30 ve altı ise Kırmızı olarak değerlendirilir. Tüm bu süreçlerin içerisinde en önemli olanı ölçerken, şirket kültürüne uyumu da OKR’lerde hesaba katmak, şirketi ayakta tutan değerlerine ve inançlarına adanmışlığı, bir başkasına bağımlı olmadan kendi öz-yönetimini yaparak ilerlenmesi, güvenilir ve çevik kararlar oluşturulmasına olanak sağlar. OKR’ler bu sayede şirket kültürüne işbirliği ve güven getirir. Önemli olanı ölçerken ve şirketinizin geleceği için OKR temelli bir yapı oluştururken en başa dönün ve şirketiniz için şu soruları sorun: Ulaşmak istediğim en önemli hedefim ne? Bu neden önemli? Ulaşırsam ne olur, ulaşamazsam ne olur? Şirketimi buna adarsam neler yaratırım? OKR temelli bir sistemin sağlıklı çalıştırılması ve verimli sonuç vermesi de her şeyden önce şirketinizle ilgili bu soruları gerçekçi olarak yanıtlamanıza bağlıdır.